From 68f2f5fc0b9f9c04b39fca12897457dbe9a9a029 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: west Date: Tue, 19 Feb 2019 11:09:02 +0900 Subject: [PATCH] - add informations on accounts, budget and general_sponsorship page. - modify some scripting mistakes. --- source/jimukyoku/accounts.rst | 182 +++++----- source/jimukyoku/budget.rst | 101 +++--- source/jimukyoku/general_sponsorship.rst | 428 ++++++++++++++++++++--- 3 files changed, 526 insertions(+), 185 deletions(-) diff --git a/source/jimukyoku/accounts.rst b/source/jimukyoku/accounts.rst index 4888d4e..24f2d7b 100644 --- a/source/jimukyoku/accounts.rst +++ b/source/jimukyoku/accounts.rst @@ -8,23 +8,24 @@ - PyCon JP 2018より一部業務を **会計事務所へ委託** しています。(ここではPyCon JP スタッフの業務を中心に記載します。) はじめに ----------------------- +======== - メンバーからの支払い依頼に対して、予算・会計上支払いしてよい内容かどうかを厳密に審議します。 - 会計担当の働きにより、最終的な赤字を防ぎ、重要な支払いへの残金不足といった事態を防ぎます。 会計事務所との役割分担 -========== +=================== 会計事務所への委託事項 ------------------- +------------------- - 決算用会計情報の取りまとめ - 決算処理 - 銀行振込支払処理 - 銀行口座入出金履歴確認 - 会計用書類(請求書、納品書等)の整理 +- イベント単体決算 会計担当の業務 ------------------- +------------- - 銀行口座の入出金履歴の照会依頼 (委託費用が上昇しないよう、 **依頼を月1回程度にまとめる** ようにする) - スタッフ内支払依頼フローの定義・周知 (2018の支払依頼ルールはGoogleDriveにあります。簡略化したほうがよいです。) - 支払依頼内容の審査と承認 (座長への支払い依頼) @@ -33,15 +34,29 @@ - その他メンバーが必要とする会計事務所とのコミュニケーションの窓口 - イベントの収支の概要を参加者向けに分かりやすく公開する +年間の作業スケジュール(例) +======================= +9月中旬開催の場合。 + +- 5月頃: 支払い依頼ルールを策定・周知する +- 5月以降: 会計事務所へのスポンサー料金入金確認依頼 +- 5月以降: 支払承認の審査・会計承認 +- 8月頃: 当日現金の必要数とりまとめ、当日現金の準備依頼 +- 9月頃: 当日現金の受け取り、希望者への配布 +- 10月頃: 当日現金残金・証憑の回収、残金の返却 +- 10月頃: 収支予算と実績の対比・整理 +- 10月～11月: 収支をまとめる（随時やっておきたい） +- 翌1月〜3月: カンファレンス会計の決算を行う + 利用ツール ========== - Freee - https://www.freee.co.jp/ - - 2019以降は利用しない予定。 - - 2018では請求書の発行にのみ利用。 - - 2017までは会計業務に利用。 + - 口座への入出金の履歴確認に利用(口座連携機能)。 + - 請求書の発行に利用可能。 + - 2018以降は会計作業には利用しない。(2017までは会計業務に利用していた) - Google Drive @@ -55,23 +70,68 @@ - 支払依頼の管理、会計事務所への業務依頼(入金確認等)に使用します。 - 支払希望者(支払依頼) -> 会計担当(会計承認) -> 座長(支払承認) -> 会計事務所(支払対応) とアサインが変わります。 +- PayPal + + - PayPalへの入金の確認に利用。 + - (例) 海外企業のスポンサー料支払いの確認(銀行口座が海外からの振込に対応していないため、海外企業に対してはPayPalでスポンサー料が支払われる)。 + - ジャパンネット銀行 - https://login.japannetbank.co.jp/ - - 一般社団法人PyCon JPの銀行口座です - - ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみが知っています。 + - 一般社団法人PyCon JPの銀行口座です。 + - ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみが知っています。2018の会計担当は利用していません。 - スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼します。 +支払い依頼ルールの策定・周知 +======================== +- 外部への支払いの申請ルールを策定し、 **しっかり周知** することで、会計業務の工数を大きく減らすことができます。 +- ルールはシンプルになるよう心がけてください。 +- 支払いの手段は以下があります。 + + - 銀行振込(推奨) + - クレジットカード払い + - 当日現金 + - 個人立替(非推奨)　※銀行やクレジットカードのシステム上に記録が残りにくいので極力避けてください + +ルールの例 +--------- +- 支払い依頼はJIRAでのみ受け付ける。 +- 支払いが実行されるタイミング(15日締め、月末払い等)　※会計事務所と相談 +- 依頼に必要となる項目(JIRAに貼り付けるテンプレート) +- 請求書や見積書は、ファイルをGoogle Driveにアップロードし、JIRA課題にはそのURLを記載する。**JIRAのファイル添付機能を使わない。** + + - 予めGoogleDrive上に所定のフォルダを用意する + - アップロードするファイル名のルールを決める。(ファイル名構成要素例) JIRA番号、書類種別(請求書等)、対応希望日、支払い名等。 + +(参考) カード決済 +--------------- +- Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。 +- ジャパンネット銀行では **カードレスVisaデビット** という機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。 +- カード番号が必要な場合は、JIRAのチケットで会計に対して **カード番号の発行依頼** を依頼します。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。 + + 1. カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。 + 2. 会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。 + 3. 担当者はカード番号を使用して、決済を実施。 + 4. 決済が完了したことをJIRAに記載する。 + 5. 会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。 + 6. 担当者はJIRAをクローズして終了する。 + +- また、領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。 + +- 参考: `Visaデビット 商品概要 `_ +- 参考: `Visaデビット カード番号照会 `_ + + 支払い承認フロー -================== +============== - 支払依頼(支払希望者): 支払い依頼の内容・金額と、対応する当初本予算・最新予算を記載して、JIRAにて会計担当に支払を依頼する。 - 会計承認(会計担当): 支払い依頼の内容・金額と本予算を比較して、会計上支払い可能かどうかを審査する。問題がなければ、同一JIRA課題を使って座長に「支払依頼」を送る。 - 支払承認(座長): 会計承認の内容を確認し、問題がなければ、同一JIRA課題を使って会計事務所に「支払依頼」を送る。 - 支払実行(会計事務所): 依頼内容に従い、支払いを実行する。 支払依頼の審査・会計承認 -================== +===================== - 支払依頼内容・金額を、当初本予算(最初に確定した本予算)の金額・内容と照らし合わせる - 支払依頼内容・金額が、当初本予算の項目と一致し、金額内の場合は「会計承認」 - 支払依頼内容・金額が、当初本予算との項目が一致しない、または金額が超過している場合: @@ -80,39 +140,42 @@ - 不当だと思われる場合、妥当と考えるには情報不足の場合は、理由を添えて支払依頼を棄却します(情報を揃えての再依頼を促します)。 当日現金の準備・配布・回収 -================== -- 当日現金のリクエストを集めます。　※当日現金払いとなる、 **キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます** +======================= +- 当日現金のリクエストを集めます。 + + - 当日現金払いとなる、 **キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます** + - 本予算上のどの項目に対して、各額面通貨がそれぞれ何枚必要かをスプレッドシートに入力してもらうと効率的です。(GoogleDriveに2018のものがあります) - 必要な当日現金について、一社の銀行口座担当者に準備を依頼します。 - 受け取った現金を分配し、希望者に配布します。　※証憑を受け取ることをリマインドします - イベント後、残金と証憑を各担当者から回収します。 - 残金を、一社の銀行口座担当者に渡します。 -イベント収支概要の参加者向け公開 -================== -(内容作成中) +カンファレンス単体決算 +=================== +- カンファレンスの終了後にカンファレンス単体での決算を行います。 +- 会計事務所に依頼して作成してもらいます。作成にあたって、会計事務所からの質問への対応を行います。 -その他 -================== + - `PyCon JP 2015 決算 `_ -年間の作業スケジュール ----------------------- -9月中旬開催の場合。 +- カンファレンス単体決算は、一般社団法人PyCon JPとして会計年度ごとの決算報告とは別です。 + + - `決算報告 — PyCon JP `_ -- 5月頃: 支払い依頼ルールを定義・周知する -- 5月以降: 会計事務所へのスポンサー料金入金確認依頼 -- 5月以降: 支払承認の審査・会計承認 -- 8月頃: 当日現金の必要数とりまとめ、当日現金の準備依頼 -- 9月頃: 当日現金の受け取り、希望者への配布 -- 10月頃: 当日現金残金・証憑の回収、残金の返却 -- 10月頃: 収支予算と実績の対比・整理 -- 10月～11月: 収支をまとめる（随時やっておきたい） -- 12月: イベント会計の決算を行う +カンファレンス収支概要の参加者向け公開 +--------------------------------- +- PyCon JP ではカンファレンスの収支を公開しています。 +- カンファレンスの収支がまとまった場合は、資料を公開し、blog等で周知します。 + - `PyCon JP 2016 収支報告 `_ + + +その他 +====== 作成した帳簿・資料 ------------------- +---------------- - `PyCon JP 2015 イベント収支報告 `_ - 参加者向けのイベント収支報告 - `PyCon JP 2015伝票リスト `_ - 請求書、領収書のリスト - `PyCon JP 2015 PayPal入出金リスト `_ - PayPalからExportしたデータ @@ -120,9 +183,10 @@ (参考) イベントの会計と一般社団法人の会計 -================================== +==================================== + イベントの会計 --------------- +------------- PyCon JP イベントに関連するお金を扱います。 イベントは収入よりも先に支出が発生する可能性があるため、運用資金を一社から借りて、キャッシュフロー上マイナスにならないようにします。 @@ -135,7 +199,7 @@ PyCon JP イベントに関連するお金を扱います。 11月頃にはほぼ全ての収支が出そろいます。この頃にイベント会計の決算を行い、一社会計に情報を引き継ぎます（2011～2014年は会計担当者が一社と共通だったため、実質的な引き継ぎはありませんでした）。 一般社団法人の会計 ------------------- +---------------- イベント以外のお金を扱います。イベントに関連して海外参加者に招聘書を送付する際の国際郵便の発送や、契約のための登記簿謄本取得など。また、プロバイダ契約などの単年のイベントとは異なり、年を超えて使用するサービスの契約等を行います。 一社の決算月12月末には、決算を行います。決算は会計士の先生にほぼおまかせですが、各収支項目の科目や金額はすべて情報を揃えて会計士に引き渡す必要があります。 @@ -210,53 +274,3 @@ Freee上で収入と支出をそれぞれ以下の勘定科目に設定します * - 旅費交通費 - - スタッフの交通費 -(参考) 精算処理 -======== -できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。 -これは、お金のやり取りが自動的に Freee に入り、会計側の管理が楽になるためです。 - -以下に、銀行振込、カード決済、立て替え払いの処理手順について書きます。 - -銀行振込 --------- -- 請求書などがあると思うので、そのPDF/画像ファイルと合わせて以下の様な **振り込み依頼** チケットをJIRAで作成します。 -- 請求書/領収書の原本は会計担当に渡してください。 - -:要約(タイトル): XXXXXXXの振込 -:担当者: 会計担当 -:期限: 振込を完了してほしい期限 - -- JITAチケットの本文に以下のように振込に必要な情報を記入して下さい。 - -:: - - 金額: XXXXXXX円 - XXXXX銀行 - YYYYY支店 - 普通 1234567 - 口座名義 - -カード決済 ----------- -- Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。 -- ジャパンネット銀行では **カードレスVisaデビット** という機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。 -- カード番号が必要な場合は、JIRAのチケットで会計に対して **カード番号の発行依頼** を依頼します。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。 - - 1. カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。 - 2. 会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。 - 3. 担当者はカード番号を使用して、決済を実施。 - 4. 決済が完了したことをJIRAに記載する。 - 5. 会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。 - 6. 担当者はJIRAをクローズして終了する。 - -- また、領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。 - -- 参考: `Visaデビット 商品概要 `_ -- 参考: `Visaデビット カード番号照会 `_ - -立替え払い ----------- -- 銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いをして下さい。 -- 立替え払いをした場合は、その金額を後日振り込むので `銀行振込`_ の依頼をしてください。 -- また、領収書の原本は会計担当に渡してください。 - diff --git a/source/jimukyoku/budget.rst b/source/jimukyoku/budget.rst index d8e1398..b651a23 100644 --- a/source/jimukyoku/budget.rst +++ b/source/jimukyoku/budget.rst @@ -7,13 +7,13 @@ - 可能であれば、予算・会計担当として会計までを同一人物が行うことが望ましいです(会計タスクには予算の理解が必要なため)。 はじめに ----------------------- +======== - 精度高く予算組みを行うことで、 **イベントの赤字化を防いだり** 、 **重要箇所への適切な支出** が可能になります。 - 今後もイベントを健全に継続するためには、単年で黒字にすることが重要です。 - また、予算精度が低いと、本来お金をかけるべきところにどの程度支出可能かがわからず、適切な予算投下ができません。実際は大幅な黒字にも関わらず、イベントの質を自ら落としてしまうことになります。 スケジュール概要 -========== +============== 9月中旬開催の場合 - 2-3月: 仮予算情報収集 @@ -23,47 +23,56 @@ - 6-9月: 予算変更(審議)・調整 仮予算作成 -========== +========= 目的 ----------------------- -- 仮予算作成の目的は以下です。 - - - 各収入、支出の内容、金額の妥当性を確認する - - 収入、支出のバランスをとり、大幅な黒字/赤字がないようにする - - 予算に優先度をつけ、必須のものや余裕があったら執行する予算を確認する - - 収入、支出のタイミングを確認し、キャッシュフローに問題がないかを確認する +----- +- 各収入、支出の内容、金額の妥当性を確認する +- 収入、支出のバランスをとり、大幅な黒字/赤字がないようにする +- 予算に優先度をつけ、必須のものや余裕があったら執行する予算を確認する +- 収入、支出のタイミングを確認し、キャッシュフローに問題がないかを確認する 進め方 ----------------------- +------ - 例年チーム組成には時間を要するため、チームの組成を待たずに、現在いるメンバーで仮予算作成を進めたほうがよいです(このあと新規に参加するメンバーが、予算作成に関われるまで情報をキャッチアップするにはさらに時間がかかるためです)。 - 最初は前年の予算情報をベースにしたものを仮設定して、過去の予算情報を参考にしながら、目立つ部分から手を入れていく形がいいかと思います。作業時期的に、一から作成するには人手も時間も足りません。 - 仮予算・本予算組みには、スプレッドシート(後述)を利用しています。 予算担当の役割 ----------------------- +------------- +仮・本予算組の主導 +^^^^^^^^^^^^^^^^^ - 予算担当は、仮予算がスケジュール通りに作成されるように、議論の土台(スプレッドシート等)を準備し、メンバーに働きかけて仮予算情報を集めます。 -- 一人で予算を作成するのは工数的にも時間的にも難しいため、メンバーに働きかけて情報を入力してもらいます。仮予算の段階ではチーム組成が不十分なことが多いため、チームを超えて全員で予算を作っていけるような働きかけが重要になります。経験者メンバーは、他のチームに関する予算知見を持っていることもあります。 -- 頻繁に仮予算作成会を開催するとことで、予算情報が集まりやすくなります。 +- 一人で予算を作成するのは工数的にも時間的にも難しいため、メンバーに働きかけて情報を入力してもらいます。 + - 仮予算の段階ではチーム組成が不十分なことが多いため、チームを超えて全員で予算を作っていけるような働きかけが重要になります。 + - 経験者メンバーは、他のチームに関する予算知見を持っていることもあります。 +- 頻繁に仮予算作成会を開催するとことで、予算情報が集まりやすくなります。 + +その他予算情報の収集 +^^^^^^^^^^^^^^^^^^ - 会場費用や会計士費用等、いくつかの大きな金額はこの時点でも確定しています。調べて確定情報として入力します。 - この時点で、 **スポンサーパッケージの金額** 、 **来場者人数・チケット金額** をある程度決めておく必要があります。これは仮予算をまとめる際に、収支バランスを考慮するためです。早い段階で各担当者に依頼をしておく必要があります。 - +予算調整 +^^^^^^^^ - 予算情報が集まったら、収支バランスを見ながら個別に調整を図ります。 -- この時点では100万円以上(予定収入の5%以上)の黒字にしておくのが望ましいです。(スポンサーが想定数集まらない、未特定のコストが後日発覚する等、不確定事項の多くがマイナス方向のものが多いため)。 +- この時点では100万円以上(予定収入の5%以上)の黒字にしておくのが望ましいです。 + + - スポンサーが想定数集まらない、未特定のコストが後日発覚する等、不確定事項の多くがマイナス方向のものが多いため。 + - 予算情報が集まり、バランス調整が必要な箇所が把握できたら、仮予算決定ミーティング(後述)を行います。 仮予算決定ミーティング ----------------------- +------------------- - 記入された仮予算をもとにミーティングを実施し、全体でのすり合わせを行います。 - 仮予算が決定したら、Aの項目については各担当でタスクをすすめて、予算の範囲内で実施してもらいます。 - 仮予算なので細部に関しては追加・変更の余地はありますが、大枠でバランスを取っている状態のため、大幅な追加・変更には議論が必要となります。 仮予算精査の観点 -^^^^^^^^^^ +^^^^^^^^^^^^^^ - 優先度は適切か(「 :ref:`policy` 」でまとめた要求分析ツリーの優先度と合っているか) - 単価や員数は適切か - 抜け漏れがないか @@ -73,16 +82,17 @@ 留意事項 ----------------------- +-------- PyCon JPでは回数を重ねているため、スポンサー収入を開催前に受け取れたり、支払いを後払いなどにできるようになっているためキャッシュフローには問題はないことが多いです。 しかし、初めて開催するイベントなどは外部に対しての信頼がないため、支払いは前払いでスポンサーからの振り込みはイベント開催後となったりします。 そうすると、手元の現金が一時的に赤字になる場合が考えられるので、キャッシュフローの確認は重要です。 予算スプレッドシート -========== -- 予算はスプレードシートを用意して、各自に書き込んでもらいます。 +================= +- 予算はスプレードシートを用意して、各自に書き込んでもらいます。(予算担当だけで仕上げる必要はありません) - シートには以下の様な項目が書き込めるようになっています。 +- 特に制約はないので、各年の担当者が使いやすいようにカスタマイズしてください(予算管理の目的に立ち返ると不要な項目を削除できます)。 - 定期的(1-2週に1回程度)に **バックアップ用にシートを複製・保護** しておくことをオススメします。過去の収支バランス状態と比較する際に大変便利です。 .. list-table:: 予算シートの入力項目 @@ -96,7 +106,7 @@ PyCon JPでは回数を重ねているため、スポンサー収入を開催前 * - 詳細 - 予算として使用するものの名前をできるだけわかりやすく書きます * - 優先度 - - 予算の執行の優先度ABCなどで記入します + - 予算の執行の優先度SABCなどで記入します * - 単価 - 参加者などに関係するものなどは、単価を記入します。 **税込** 金額を記載したほうが管理が相当効率的になる。 * - 員数 @@ -111,18 +121,18 @@ PyCon JPでは回数を重ねているため、スポンサー収入を開催前 - 予算項目に関する関連チケットや参考リンクがある場合は記入します 優先度 ----------------------- -- 予算項目には優先度を設定し、優先度ごとの収支バランスを確認して、予算の調整を行います。 +------ +- 予算項目には優先度を設定し、 **優先度ごとの収支バランスを確認** して、予算の調整を行います。 -優先度設定 -^^^^^^^^^^ +優先度定義(案) +^^^^^^^^^^^^^ - S: 執行済予算。発注・支払済コスト、受注済売上(スポンサー費用、チケット売上等)等の **実行済みの項目** 。 - A: 実施するコスト、確度の高い収入。未発注及び未受注のもので、万が一の場合、発注取消や未収入となるもの。 - B: 予算上余裕が出た際に実施するもの、確度の低い収入。 スポンサー収入については、同一スポンサーパッケージであっても **確度の高い応募数をA, 残りの枠数をBまたはCに分ける** と予算精度が上がります。 - C: 優先度の低い予算、確度の低い収入。 予算バランスの確認・調整 -^^^^^^^^^^ +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ - スプレッドシート上に、下記3種それぞれの支出合計・収入合計のフィールドを用意します。 - Sのみ: 実行済予算、確定済収支でバランスを確認します。 @@ -131,16 +141,17 @@ PyCon JPでは回数を重ねているため、スポンサー収入を開催前 仮予算調整・更新 -========== +============== + 内容 --------------- +----- - 仮予算に対しての、変更要求を収集して予算スプレッドシートに反映していきます。 - 具体的なチーム活動が始まる時期のため、各チームに頻繁に働きかけて予算に関する精度の高い追加情報を集めます。 - スポンサーの申込状況を参照し、収入の見込みも抑えます。 - 最終的に本予算とするために、全体バランスを考慮し、個別の項目について調整します。 予算設定会議 --------------- +------------ - 本予算作成に焦点を当て、チーム代表者を交えて予算会議を行うことが望ましいです。 - 登録済みの予算表の読み合わせがベースになります。 - 開催頻度は、月に1回程度・本予算作成前は2週間に1回程度が目安です。 @@ -154,14 +165,13 @@ PyCon JPでは回数を重ねているため、スポンサー収入を開催前 本予算調整・更新 -========== +============== - 本予算確定後は、予算額を超える支出・予算額を下回る収入変更には、必ず **予算担当** を通すようにします。 - 当初確保予算の細分化や配分変更は自由にしてもらうことにします(スプレッドシートの備考欄) - 予算変更依頼があった場合、予算担当が全体終始(着地予想)を確認しながら、予算変更の承認や条件付承認(予算の付替えなど)を行います。 - 影響の大きな変更については、座長や関係者に承認有無を諮ります。 - 開催期日が近づくほど、予算の変更余地は少なくなります。 - 予算見直しの目的 -------------- - 予定よりも予算が必要となった項目について、予算として認めるかの確認 @@ -170,44 +180,31 @@ PyCon JPでは回数を重ねているため、スポンサー収入を開催前 - 今後収入が増えた場合に、どの優先度B項目から実施するかの順番の決定 追加予算の確認 --------------- +------------- - 実際に見積をとってみたりすると予定よりも金額が必要になる場合があります。 - また、新規にアイデアなどがでてきて、追加で予算をつけて実施したい場合もあります。 - そういった項目を追加予算項目として記入し、支出として認めるかどうかを判断します。 必須項目の見直し ----------------- +-------------- - PyCon JPでは収入のほとんどはスポンサー収入とイベント入場料です。 - イベント入場料はそのまま参加者の食事、グッズ代などに使用するため、人数が多少増減しても全体の収支バランスには大きな影響は与えません。 - 逆にスポンサー収入は大きく変動する(支出にはあまり連動しない)ため、スポンサー収入の状況が見えた段階で全体の収支バランスを見直します。 - 具体的には、収入が予定より多い場合には必須の支出項目を増やし、逆に少ない場合にはもともとは必須としていた項目を削るようなことがあります。 優先度Bの順番決定 ------------------ +--------------- - スポンサー収入が増えた場合に支出項目を増やすということを書きましたが、見直し後に急に大口スポンサーが決まり、収入が増える場合があります。 - その際に都度どの項目を実施するかをミーティングなどで決めていると時間がかかるため、あらかじめ追加項目の優先度を決めておきます。 - 優先度Bの項目の優先度を先に決めておくことにより、XX万円増えたので優先度1から3まで実施、といったことがある程度機械的に判断できるようになります。 - こうすることにより、追加項目の決定までの時間を短くできます。 金額の更新 -========== +========= - 実際の金額が確定した場合には、予算シート状で都度金額を更新します。 - 見積が添付してあるJIRAのチケットなどへのリンクを合わせて記述しておくと把握しやすいです。 -支出の承認 -========== -- 各支出の承認は会計担当が行います。 - - -決算 -==== -イベントの終了後にイベント単体での決算を行います。 - -PyCon JP では以下のようにイベントのページから決算の概算(カテゴリごとに集計したもの)を参照できるようにしています。 - -- `PyCon JP 2015 決算 `_ - -それとは別に、一般社団法人PyCon JPとして会計年度ごとの決算報告を行っています。 -ここにイベント以外の収支も含まれています。 +その他 +====== +- 各支出の承認や決算は会計業務として行います(該当マニュアルを参照してください)。 -- `決算報告 — PyCon JP `_ diff --git a/source/jimukyoku/general_sponsorship.rst b/source/jimukyoku/general_sponsorship.rst index cf7aeeb..2d166d9 100644 --- a/source/jimukyoku/general_sponsorship.rst +++ b/source/jimukyoku/general_sponsorship.rst @@ -1,96 +1,422 @@ .. _general_sponsorship: ========================== - 一般スポンサーシップ対応 + 一般スポンサー対応 ========================== -PyCon JP 一般スポンサーシップの募集・対応・コミュニケーション・特典準備について書きます。 +- PyCon JP 一般スポンサーの募集・対応・コミュニケーション・特典準備について書きます。 概要 ==== - 一般スポンサーシップパッケージを企画する -- 一般スポンサーシップについて、募集準備・募集告知・募集開始を行う -- 一般スポンサーシップの応募に対応する +- 一般スポンサーについて、募集準備・募集告知・募集開始を行う +- 一般スポンサーへの応募に対応する - 一般スポンサーの確定処理(情報収集等)・請求書発行・入金確認を行う -- スポンサーシップ説明会の準備を行う +- スポンサー説明会の準備を行う 目的 ==== -- スポンサー企業からの協賛金(スポンサーシップ料金)を得て、イベントの開催資金を確保する +- スポンサーからの協賛金(スポンサーシップ料金)を得て、 **より質の高いイベントを実現する予算を確保** します +- **スポンサーに対して協賛金以上の価値・満足度を提供** して、来年以降のスポンサー募集の効率化や収入(イベント予算)向上につなげます + + - スポンサーシップパッケージの単価を上げることができる(募集企業数を削減し、企業対応工数を下げることができる) + - 同一企業がリピートすることで協賛枠が埋まりやすくなる + - カンファレンスで協賛に魅力を感じた新規企業からの応募で、枠が埋まりやすくなる + +スポンサー収入の向上による効果 +-------------------------- +- (予算が増えることで)来場者にとってより価値・満足度の高い企画を実施できる +- 学生・遠方参加者への支援額や枠数の増加、支援条件の緩和により、より多くのバックグラウンドを持つ参加者に来場してもらうことができる スケジュール ============ - 7ヶ月前: スポンサーシップパッケージ企画開始 -- 6ヶ月前: スポンサーシップパッケージの確定、スポンサー企業募集準備、募集開始の告知 -- 5.5ヶ月前: スポンサー企業募集開始 -- 5.5ヶ月前〜1ヶ月前: スポンサー企業問い合わせ対応、スポンサー料金請求、入金確認(毎月末) +- 6ヶ月前: スポンサーシップパッケージの確定、スポンサー募集準備、募集開始の告知 +- 5.5ヶ月前: スポンサー募集開始 +- 5.5ヶ月前〜1ヶ月前: スポンサー問い合わせ対応、スポンサー料金請求、入金確認(毎月末) +- 3ヶ月前: スポンサー準備・運営説明会 - 2ヶ月前: スポンサー情報(Web, 冊子, 会場掲示等)収集の完了、スポンサーマニュアルの完成・周知、ブース説明会開催 - 1ヶ月前 資料の受領 - 1週後: お礼メールの送信 -気をつける点 -============ -- PyCon JP のスタッフはボランティアだが、コミュニケーション相手は仕事としてコミュニケーションするため、対応内容・温度感等のギャップに注意が必要 +スポンサー対応に関する留意点 +======================== +- スポンサー企業に対しては、協賛に対して **感謝と敬意を持って対応** します。 + +スポンサーの位置づけ +----------------- +- 【重要】スポンサーは、 **一緒にイベントを作っていくパートナー** であって、イベントの顧客ではありません。 + + - 協賛への感謝と敬意は十二分に持ちますが、 **必要以上にへりくだる必要はありません** 。 + - 例えば「スポンサー企業様」といった表現は、相手にスポンサーの位置づけを誤解させる恐れがあるため避けるべきです。 + - 一般的な儀礼・習慣として、十分にコミュニケーションをとる前の担当者宛のメールの冒頭で「○○様」と記載するのは問題ないと考えます。 + +- スポンサーの位置づけの誤解を誘発するような、スポンサー側担当者とのコミュニケーションを避けるように意識してください。 +- スポンサーとのフェアな関係が崩れると、極端にスポンサーにフォーカスしたイベントになってしまい、来場者への価値・満足度の最大化が図れなくなる恐れがあります。 + + +コミュニケーションにおける留意点 +---------------------------- +- PyCon JP のスタッフはボランティアですが、スポンサー側担当者は仕事・業務としてコミュニケーションしています。 + - そのため、両者の対応速度・温度感等に少なからずギャップがあります。 + - スポンサー側担当者が、悪意なく無意識のうちにスタッフ側の対応に不満を覚えてしまう可能性が十分あります。ある程度の規模の金額を扱っているため、こういった事態が生じやすいです。 + - スポンサー対応に関しては、ボランティアというスタンスから一歩踏み込んで対応できることが望ましいです。 + +- スポンサー対応は、 **丁寧さを損なわず、効率化を図ること** が重要です。 + + - 企業数も多く、非常に時間がかかります。 + - 効率化を図っても、丁寧な対応は損なわないようにする必要があります。 + - 効率を図るには、準備と設計が重要です。 + - うまく効率化できないと、対応に追われて丁寧さも損なわれる恐れがあります。 + +- スポンサーランクの差は、提供する特典の差であり、 **コミュニケーションの際の態度や扱いの差ではありません。** + + - 「○○ランクだから規約違反を大目に見る」「○○ランクだからぞんざいに扱う」といったことがないように注意してください。 -各タスクの詳細 -============== 一般スポンサーシップパッケージの企画 ------------------------------------- -- 全体想定予算規模の算出 -- 申込率を踏まえた、スポンサーパッケージ金額の確定 +=============================== + +スポンサーシップパッケージの検討 +--------------------------- + +単価・枠数 +---------- +- **スポンサーシップの単価を高くし、スポンサー数を減らす** ことが重要です。 + + - スポンサー数に応じて必要となる対応工数が肥大化していくため + +- ただし、単価を高くすると、その分申込みが無いあるいは少なくなる恐れがある + + - **前年の引き合い具合や、他カンファレンスの金額を参考にするなどして慎重に設定** する + +- 一方で、PyCon JPの活動に何かしら関わりたいという企業にも **広く窓口を開けておくことも重要** です。 + + - 例えば2018では、SilverLevelSponsorshipを、スポンサー対応がほとんど必要とならないような特典の、少額の枠として設計し、募集枠数を無制限とした。 + + +スポンサーシップパッケージの検討 +--------------------------- + +基本スポンサーシップとわかりやすい定義 +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +- ランク式でスポンサーシップを設けます。 +- 各スポンサーシップのランクにはわかりやすい定義をつけます。 + + - 各プランごとのスポンサー特典の内容・量・方向性が定まったり、企業が検討しやすくなります。 + +- スポンサーシップと定義の例 + + - **Diamond Level:** メインスポンサー。期間中に大々的に掲示。イベントを通して来場者に最も大きく存在感をアピール。 + - **Platinum Level:** 大型協賛。大型協賛。期間中に目立つ位置に掲示。Pythonコミュニティ・活動に理解のある支援者として大きく存在感をアピール。 + - **Gold Level:** 一般協賛。期間中に来場者の目に入る位置に掲示。Pythonコミュニティ・活動に理解のある企業として自社をアピール。 + - **Silver Level:** 小口支援用プラン。Python コミュニティ・活動に理解のある企業として自社をアピール。 + + +特殊なスポンサーシップ・オプション +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +- 通常のランク別のスポンサーシップの他にも、カンファレンスをサポートする様々なスポンサーシップやオプションを設けます。 +- 企画にあたっては、どういった効果を見込めるのかを考え、納得のいく説明を添える必要があります。 +- 重複申込の可否、枠買い占めの可否等、必要に応じてスポンサーシップごとの規定を設け、募集時に公開します。 +- 特殊なスポンサーシップの例 + + - **Sprint Sponsorship:** スプリント会場の提供(スポンサー料金は発生しない)。100人程度でのWi-Fi,電源,座席の利用実績がある環境が条件。SprintのオープニングにPR時間を設け、会場内にPR用スタンドなどを掲示。 + - **Lanyard(IDストラップ) Sponsorship:** 会場で配布するネームストラップに社名を掲示。 + - **Lunch Sponsorship, Breakfast Sponsorship:** それぞれ朝食・ランチの配布場所のスタンドや、食事パッケージの紙ラベルに社名を掲示。日毎に分けてもよい。スポンサー対応工数が増えるが、1日の中でも2社に分けて単価を下げてもよいかもしれない。 + - **Water Sponsorship:** 当日の入場時配布・会場内配布のボトルウォーターのら別に社名を印字。2018は2枠各1000本。 + - **Party Sponsorship:** 参加者パーティでスタンドにスポンサー名を掲示。スポンサー対応工数が増えるが、単価を下げて2-3枠で募集しても良いかもしれない。 + - **Drink Sponsorship:** 当日のドリンクコーナーにスタンド・チラシなどを掲示。 + - **現物支給協賛:** 有料ツール・機材等を無償提供してもらった企業を、スポンサーとして扱う(別途スポンサー料は発生しない)。 **一般に募集はせず、** スタッフ活動上で必要になった際に設ける。支援相当金額を厳密に計算する必要がある。2018では、Silver Level金額以上の支援額に相当する企業を、一律Silver Levelスポンサーとして他のSilver Levelスポンサーと同様に扱った(スポンサー料金は発生せず)。 + - **Promotional Booth:** スポンサーのPR用のブース(机1+椅子2+電源程度)を有料で提供し、カンファレンス資金に当てる。位置づけとしては、協賛というよりは、広告枠の販売に近い。 **予め重要となるブース規定を明示して募集開始したほうがトラブルが少ない** 。 + + +特典のルール +^^^^^^^^^^^ +- 規定した特典に制約がある場合は、募集時点で明示し、後日のトラブル発生を防ぐ + + - (例)サイトや冊子に掲示されるスポンサー名称は、社名に限定するのか、サービス名を許容するのか、広告やコピーも認めるのか + + +募集開始後のパッケージ内容修正 +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +- 原則、募集開始後のスポンサーパッケージの修正は行わない。 +- 修正する際は、 **先に申し込んだ企業が損とならないように** 、細心の注意が必要です。 + + - (例1) 特典の追加...申し込み済のスポンサーが、「より下位プランの特典で十分」だったとなる可能性があるため、注意が必要。 + - (例2) 中位プラン枠数の追加...「このプランが埋まっていたため仕方なく上位のスポンサープランに申し込んだ」という企業が損となるため、実施しないほうが良い。 + - (例3) 最上位プランの値下げ...情報公開が平等で、申込済スポンサープランからのランクアップを認めている場合は、申込済みのどのスポンサーも損とはならないため、特に問題ない。 + + +企画手順 +-------- +- 全体予算規模を踏まえた、必要収入規模の算出(前年を参考にする) +- スポンサーランクごとの金額・枠数の仮組み + + - 昨年の引き合い状況や他のカンファレンスの金額などを参考に、慎重に決定する + - スポンサーパッケージ特典の検討・見積(手配可能かどうかの確定) + - 企画した特典内容(パネル・冊子・Webサイト等)が対応可能かどうか、必要に応じてデザインチーム・システムチーム・会場チーム・外部業者に確認する -- 各スポンサーシップパッケージの金額・特典・個数・追加募集有無・応募ルールの確定 + +- 各スポンサーシップパッケージの金額・特典・個数・追加募集有無の確定 + + +スポンサーシップ申込・決定ルールの策定 +================================= +- スポンサーシップ申込・決定ルールを決め、募集時に公表します。 +- ルールを丁寧に定め、公開しておかないと、スポンサーとの紛争に至る場合があります(相当な工数がかかります。) +- 先着順にしない場合は、「選考」のルールを定義し、明示する必要があります。 + +ルールの例 +--------- +- 原則、 **先着申込順でスポンサーシップを決定** する。 + + - (先着順決定を行うため)申込時に最大第3希望まで記載できるようにする。 + - スタッフ側の確定連絡が遅れたことにより、「もし申込からすぐにスタッフが落選を連絡していれば、(その時点では)空いていた他プランへの応募ができていた」といったクレームを避けるため。 + - 実際、スポンサーの申込後、すぐにスタッフから確定・落選連絡を行うことは不可能。 + +- 原則、 **個別に規約、同意書、契約書の締結を行わない** 。暴排規定については応相談。 +- (存在する場合は)申込をもって、スポンサー規約へ同意したものとする。 +- **申込成立をもって、スポンサープランを確定とする(キャンセル不可・請求が発生)** 。 +- 申込後の、下位プランへの変更不可。 +- **国内企業のスポンサー料金支払は銀行振込(振込手数料は振込社負担)のみ** に対応する。 + + - PayPalを使ったクレジットカード決済は、決済手数料が大きいため。 + - 先方と同意の上でも、決済手数料を上乗せしてPayPal請求をしてはならない(PayPal利用規約で禁止されている)。 + - 一部地域の商習慣で、記載がない場合に振込手数料が請求側負担と認識される場合があります。 + +- **海外からのスポンサーシップ料の支払いは、PayPalのみ** とする + + - 利用している銀行口座が海外入金に対応していないため。 + - **決済手数料は、PyConJP側負担扱い** とする(一社確認済み)。 + +- 支払いは、原則、カンファレンスの前月末までとする。 + + - 理由: **会期後に支払いを渋る企業が現れることを防ぐ** ため。 + +- **Booth位置決定方法について** + - 2018は、「決められたブース位置枠について、上位スポンサーから順番に選ぶ。同一ランクスポンサーについては、申込順で選ぶ」というルールを明示して、そのとおりに実行しました。 + - 2018の方法の場合、「スポンサーに順番に選択してもらう(企業によっては社内承認を得る)」というところに時間を要しました。 + +- スタッフ内で審査の上、申込を無効化する場合がある。または、応募資格を明示(反社会勢力、特定業態(例: 宗教法人、ネットワークビジネス系等)を排除する場合はその明示)。 + + +一般スポンサー 募集準備・募集開始 +============================= + +募集準備 +------- + +募集スケジュール(告知日・開始日・終了日)の決定 +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +- 事前告知を行う理由(1): 各枠について先着順で決定する場合、各企業が平等に応募できるようにするため(PyConJPと近い情報を入手しやすい企業が、一方的に応募が有利になっているかのような誤解を防ぐため) +- 事前告知を行う理由(2): 企業内で、申込開始日までに応募プランの検討・決裁をとる期間を設けるため(企業によっては時間を要する場合がある)。 +- 募集開始日から2-3日間、日中でも確定/落選連絡処理対応できるスタッフがいるような開始日設定が望ましい。 + + - 募集開始日は申込が殺到するため。 + - 企業にとって、すぐに落選連絡を貰えれば枠が空いていて申し込めた他のプランが、落選連絡が遅かったために連絡を受けた時点で埋まってしまったという事態を防ぐため。 + + +各プランごとのメイン担当者の決定 +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +- スポンサー対応は、枠にかかわらずチーム全員で対応しますが、対応の抜け・漏れを無くすために、各枠をメインで担当する人を決めることを推奨します。 +- 2018では、おおまかには、下記の分担で担当者を分けました(兼任)。対応方法が似ている枠でグルーピングすることで効率的に対応できるようにしました。 + + - Gold Level Sponsorship以上のスポンサー + - Silver Level Sponsorshipのスポンサー + - 各特殊スポンサーシップ + - Promotinal Booth オプション + - その他特殊な対応が必要な企業(海外、現物納品等) -一般スポンサーシップパッケージ 募集準備・募集開始 -------------------------------------------------- -- 募集スケジュール(告知日・開始日・終了日)の決定 - - 告知日を設ける理由: -- 募集準備 - - スポンサーパッケージ資料(日英) - - 応募フォーム(日英) - - 告知blog/Twitter下書き -- 募集告知・募集開始を行う +事前告知 +^^^^^^^^ +- 主な内容: プランの金額・特典、応募・決定ルール、募集開始日、 **申込みフォームの(主な)項目** 。 +- 募集開始日よりできれば2週間前(遅くとも1週間以上前)、かなり余裕を持った日程が望ましい。 +- 申込フォーム項目を公開する理由: 企業によっては、応募フォームの入力内容について事前の社内承認等が必要になるため。 -応募対応・一般スポンサー企業対応 --------------------------------- -- 応募に関する問い合わせへの対応 - - スポンサーシップが応募先着順で決定する場合は、迅速な回答が必要 -- スポンサーパッケージ申込に対する、確定判定・通知 -- 確定スポンサーからの問い合わせへの対応 -- スポンサー情報の収集 - - 社名・URL(Top, 求人)・ロゴ(Web, 冊子)等 -- 確定スポンサーへの請求書発行・入金確認 +募集準備 +^^^^^^^^ +- スポンサーパッケージ資料(日英) + + - 2018では、GoogleDriveの一般公開フォルダに、PDF資料をアップロードしました。 + +- 応募フォーム(日英) + + - 2018では、GoogleDriveの一般公開フォルダ上のGoogleFormで実装しました。 + - 画像のアップロード(ロゴ等)をGoogleFormに設定すると、申込時にGoogleAccountログインが必須になる点に注意します。 + + - 2018年5月時点では、G-SuitAccountでログインした場合にうまくフォームが表示されず、先着順で埋まるスポンサー枠に対してトラブルとなった。これは画像アップロードフォームを設定しなければ(ログインが必須とならないため)回避できる。 + - 一方、ロゴ収集は例年多大な工数が発生するので、申込み時点で収集できると非常に効率的である。 + +- 告知blog/Twitter(下書き) +- カンファレンス公式Website上の資料へのリンク準備 + + - 公式Websiteが無ければ、パッケージ資料のリンクを記載したGoogleDocsを公開。 + - 理由: 当初告知ではGoogleDocsのURLを公開し、資料の差替や追加をGoogleDocs上のリンク更新で対応することで、閲覧者に同一URLで資料にたどり着けることを保証するため(告知時URLをブックマークされる可能性がある)。 + + +対応準備 +------- + +スポンサーコミュニケーション用Slack channel準備 +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +- 効率的なコミュニケーションを目的として、用途別にスポンサーコミュニケーション用Slack channelを用意します。 +- 一斉連絡や、企業からの問い合わせと答えを、他の企業とも共有したい際に有用です。 +- 2018の例 + + - 用意したchannel は、#sponsor_and_staff_2018 (1種) + - 対象: Promotional Boothの対象企業 + - Public チャネル(ロック無しチャネル)として設定 + - 企業担当者は、Single Channel Userとして登録(他のchannelが見れない) + + +募集告知・募集開始 +---------------- + +募集告知 +^^^^^^^^ +- 募集告知は、公式Blog, 公式Twitterのほか、前年スポンサーへのメール連絡で行います。 +- 公式Blog等での募集告知から申込開始日まで十分な時間がある場合は、前年スポンサーに限定した告知メールも不公平にはならないと考えます。 +- 2018はメール連絡にはMailchimpを利用しました。 + + - Bccを利用した一斉送信より、Toに受診者メールアドレスが入った個別メールの方が、フィルタされずに受診者に届きやすいため。 + +募集開始 +^^^^^^^^ +- 告知した時間の少し前に申込フォームを公開し、申込受付を開始します。 + + - 申込開始時刻より前の申込みは無効として扱う(応募フォームの注意書きに記載が必要)。 + +申込に関する問い合わせへの対応 +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +- スポンサー枠が **申込先着順で決定する場合は、迅速な回答が必要。** + + +スポンサーの確定と確定の連絡 +======================== + +スポンサー枠の確定 +---------------- +- 申込みに対して、確定したスポンサーシップ情報をまとめます。 +- 枠が埋まったことを直ちに反映し、他のスタッフが枠が埋まってしまっていることを誤認することによる、誤った当選連絡を防ぎます。 + + - 例えば、当落判定は1人が行う、確定した人が企業名・プラン・プランの残枠数をslack上で宣言するといった工夫も有効です。 + +- Spreadsheetなどにまとめ、スタッフ全体で参照できる形が望ましいです。 +- 理由: スポンサー情報は様々なチームから参照する必要があるため。 + +スポンサーシップ確定/落選連絡 +------------------------- +- 申し込んだ企業に対して、確定または落選の連絡をします。(申込後早いタイミングで連絡するのが望ましい) + + - 落選連絡が遅れたことによるクレームを防ぐため(詳細は上述)。 + - 当落連絡については、プラン別の担当者にかかわらず、手を動かせる人が迅速に行えることが望ましい。 + +- 確定スポンサー企業への連絡メールには、 **担当スタッフ名** を入れます。 + + - 金銭に関するやり取りにおいて、コミュニケーションを円滑にするため + +- 確定連絡以降のスポンサーへの連絡は、極力最初に連絡した人が続けて対応することが望ましいです(混乱が少ない)。 + +スポンサーSlack招待 +----------------- +- Slackコミュニケーション対象のスポンサーをSlackに招待します(2018はSingle chennel userとして招待) + + - Single channel user: 他のchannelが見えない + +- Slackの連絡をキャッチしてもらえるよう、登録した旨をメール連絡する際に、併せてログインと初回発言のお願いを連絡します。 +- **担当者がSlackに慣れていない可能性が大いに考えられる** ため、丁寧な案内と、実際にslackでの連絡内容を確認されているかのチェックが必要です。 + + +スポンサー担当者への対応 +===================== + +問い合わせ対応 +------------- +- 確定スポンサーからの各種問い合わせへ対応します。 +- 同一企業については、可能な範囲で同一スタッフが対応した方が、円滑なコミュニケーションを図れます。 +- FAQをまとめてGoogle Docsで公開・周知すると効率的です。FAQは随時更新します。 + +請求書の発行・入金確認 +------------------- +- 確定スポンサーに対して請求書を発行します。 + + - 2018では、Freee(銀行振込)とPayPal(PayPal決済)で請求書を作成しましたが、ツールは問いません。 + +- 請求したスポンサーシップ料金の入金を確認します。 + + - 正しい金額の入金がない場合、状況を確認し、スポンサー企業に入金の再依頼を行います。 + + +スポンサー情報の収集 +------------------ +- スポンサー企業に対して、各種情報提供を依頼します。 +- 例: 正式社名・URL(Top, 求人)・ロゴ(Web, 冊子)等 + + +スポンサーシップパッケージ説明会 +--------------------------- +- 目的: 空枠となっているスポンサーシップパッケージへの応募増加のため。 +- 内容: 潜在スポンサー企業へのスポンサーシップパッケージのアピール。 +- 2018では未開催(スポンサーパッケージが順調に埋まったため)。 + + +スポンサー準備・運営説明会 +----------------------- +- 開催3ヶ月程度前に実施します。 + +目的 +^^^^ + - 個別の問い合わせを減らすため。 + - 提出情報・画像等の準備を円滑に進めるため。 + - 当日までの準備を円滑に進めてもらうため。 + - 当日のブース運営や特典について、ルール・規格等の理解を深め、クレームを防ぐため。 + - **スポンサー満足度向上のため** (開催すること自体に意味・価値があります)。 + + - 「丁寧な対応・姿勢」の具現化手段として開催する意味合いも大きいです。 + - face to faceでのコミュニケーションや、説明会の開催によって、スタッフに対して良い印象を持ってもらうことで、この後発生するコミュニケーションの円滑化や、トラブルの芽を潰す等も目的としています。 + +内容 +^^^^ +- 目的に合わせて、内容と説明会の参加対象企業が決まります。 +- 決まっていないことがあっても、3ヶ月前くらいに開催するのが望ましいです。 + + - 説明会を希望されるスポンサーも多く、開催日や内容への問い合わせも増えます。 + - 会期が近づくに連れて、問い合わせ自体がどんどん増えていきますが、スタッフ側の顔が見えない状態での不安度の高さから来る問い合わせも多いことが予想されるため。 + +- 2018では、Gold Level 以上のスポンサー及びPromotional Boothの企業を対象としました。 スポンサー特典準備・手配(スポンサーブース以外) ----------------------------------------------- +======================================== 共通 -^^^^ -- 特典費用を算出し、予算に計上する +----- +- 特典費用を算出し、予算に計上します。 スポンサーブース(実施する場合) -^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +-------------------------- - スポンサーブース機材手配 + - 2018は、テーブル・イス・慶事用バックパネル・電源(延長コード)をブース個数分手配 -- スポンサーブース説明資料作成(GoogleDocument) + +- **スポンサーブース説明資料作成(GoogleDocument)** - ブース出展するスポンサーへの説明会の準備と実施 - ブースのあるスポンサーへの最終案内(会期2週間前) スポンサーブース以外 -^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ +-------------------- - スポンサー特典に関する、デザイン・機材・現物等を、チームや業者へ手配 - 以下については、事務局側の要件をまとめて、各チームに伝えて制作してもらう + - Tシャツ(デザインチーム) - 名札(デザインチーム) - ストラップ(デザインチーム) @@ -101,22 +427,26 @@ PyCon JP 一般スポンサーシップの募集・対応・コミュニケー - モバイルアプリ(デザインチーム・システムチーム)　※2018は作成無し -会期直前・会期中対応 --------------------- +会期直前・前日対応 +================ - スポンサーブース設営(前日準備) - スポンサー受付の準備 + - 受付フローの作成 - 受付位置に関する、受付担当との調整 - 受付のリスト作成 - 当日のスポンサー受付配置人員の確定 - 当日のスポンサー配布資料の作成　※各種ルール・タイムテーブル、スポンサーチケットとブース説明員の違い等 -- スポンサー当日対応 - - 設営に関する案内 - - 当日挨拶 - - 問い合わせ対応 + + +スポンサー当日対応 +================ +- 当日設営に関する案内 +- 当日挨拶(朝) +- 問い合わせ対応 会期後対応 ----------- +========================================== - 御礼メールの送信 - 事後対応(必要に応じてロゴ差し替え等)の対応